知っておきたい!眼科医療事務の採用・定着率をあげる方法

医療事務の採用や定着率のアップは、開業を考えていらっしゃる先生にとって必ず抑えておきたいポイントです。

開院前には医療機器の選定やクリニックの内装デザインなど、ハード面に意識が向きがちです。そこで今回の記事では、ソフト面での重要な課題である、開業してから力となる有能な人材の確保と定着について解説していきます。

眼科医療事務経験を持つ、筆者自身の実体験をもとにした定着率アップ方法もご紹介しますので、ぜひ最後までお読みください。

目次

医療事務が働きやすいクリニックとは

医療事務が働きやすいクリニックとは、すべての面において「柔軟で風通しが良い組織」だといえます。

眼科のクリニックでは医師、コメディカルスタッフ、医療事務がチームとなって患者さんの診療に当たります。そのなかでも、医療事務にとって働きやすいクリニックの条件について具体的に見ていきましょう。

柔軟な雇用形態が用意されている

医療事務はまだまだ女性が中心の職種です。開業時の固定費を抑えるために、パートを中心として採用を進めるクリニックが一般的となっています。

しかし、軸となる人材が不在の状態でオープンを迎えると、スムーズなクリニック運営は難しいでしょう。経験やコミュニケーション能力が高い医療事務は、希望すれば正社員として雇用するなど、柔軟な雇用形態を準備しておくことが必要と考えられます。

また、子育て世代のパートに対しては学校行事に配慮できる体制を整えることも重要です。

社会保険と就業規則の完備

社会保険とは一般的に

  • 雇用保険
  • 労災保険
  • 健康保険
  • 厚生年金保険

を指します。

クリニックを開業する際に採用する医療事務は、おそらく転職組が多いと考えられます。前職で健康保険や厚生年金へ加入していた場合は、同程度の保障がある社会保険への加入が条件となってきます。

個人開業のクリニックであれば、スタッフが5名未満であれば健康保険、厚生年金に加入する義務はありません。しかし、優秀な人材を確保するためには、納得できる負担なのではないでしょうか。

また、社会保険の完備とともに採用活動までに整備しておきたいのが、就業規則です。

診療所やクリニックは多くが従業員が10人未満であること(就業規則の作成義務がない)と長年の慣習からか、就業規則が用意されていないケースがあります。

院長が労務を相談する社会保険労務士とともに、就業規則の作成に関わることは、真面目に働く医療事務の定着に大きな効果があります。

教育制度の充実

他の診療科から転職してきた人や未経験の医療事務にとって、眼科の特性について学ぶことはスキルアップのチャンスです。

オープニングに関わる医療事務に対しては、レセコンや診療報酬、患者さんへの接遇の教育が中心となってしまいがちです。

「どのような処置や検査をなぜ行うのか」「眼科の主な疾患について」「眼の構造について」など、コメディカルスタッフや医師も交えた教育の時間を取ることで、医療事務は眼科領域への知識を得ることができます。知識や経験は医療事務の定着に必ずつながります。

教育制度が充実しているクリニックでは、診療報酬の算定ミスも少なくなると考えられるでしょう。

医療事務が働きにくいクリニック

ここからは、医療事務が働きにくいクリニックについて解説していきます。働きやすいクリニックの反対と考えると「融通がきかない」「意見を出しにくい」ことが特徴といえます。

求人票と業務内容が大きく異なる

新しい職場を探すための採用活動は、時間や労力を必要とします。応募してきた医療事務も、数多くの求人票のなかから応募先を選択するとともに、求人内容を吟味して履歴書の記載や面接に臨んでいるはずです。

採用面接の場で求人票と業務内容が異なったときには、クリニックや経営者への不信感が膨らみます。とくに郊外や住宅街での開業では、面接に出向いた医療事務への対応も、今後の集患に大きな影響があると予想できます。

意図的ではないとしても、求人票の内容と実際の業務内容に大きな乖離が無いよう注意することが必要です。

職場の雰囲気が悪い

コミュニケーション能力を磨いてきた医療事務は、職場の雰囲気を察知することが得意です。

せっかく有能な人材を採用しても、医師、コメディカルスタッフ、医療事務間で話し合いが少なく、意見を言いづらいと感じると早期の退職へつながりかねません。

不平や不満がたまる前に話しやすい環境を整えることが、風通しの良い職場づくりにつながります。

私の眼科クリニック実体験

私は、個人経営の眼科クリニックの開業時に医療事務として働いた経験があります。眼科についてまったく知識を持っていなかった私自身、勤務当初は戸惑いもありました。その際の実体験をご紹介していきます。

職場の人間関係は大切

勤務先のクリニックは

  • 常勤医師1名(代診は大学病院から数名)
  • 看護師、視能訓練士、医療事務はシフト制で複数名

という体制でした。

代診で来られる医師以外はすべて女性だったため、オープン前の研修は少々ぎこちなく始まった記憶があります。院長先生自ら率先して、各スタッフの間をとりもっていただくことでコミュニケーション不全の解消につながりました。

同じ職種だからといっても、人それぞれの個性や得意とする分野があり、話し合いを重ねながら主に担当する業務を決定しました。疑問点を相談できる人間関係が構築できたことは、大きな経験だったと感じています。

ミーティングの重要性

開院直後、クリニックは多忙を極めました。模擬診察やシミュレーションを重ねた研修を受けていても、実際の患者さんを前にすると緊張感が走ります。

そのころに、院長先生に提案されたのが週に一度のミーティングでした。職種をまたいで、情報共有したことでオペレーションの改善が進み、業務効率化を図ることができました。

資格取得に対する理解と評価

クリニック全体の方針として資格取得に対する理解と評価があったことは、すべてのスタッフの気持ちを後押しをしてくれました。

看護師さんは勉強して訪問看護の認定看護師に、視能訓練士さんは大学で研究を継続しながら学会で発表、医療事務さんのなかには、接遇に関する資格を取得する人も。資格手当が就業規則に盛り込まれたことが、大きなきっかけとなっていました。

まとめ

眼科クリニックでの勤務経験をふまえて、医療事務が働きやすいクリニックとそうでないクリニックについて解説してきました。

開業する地域で採用活動をするクリニックでは、働きやすい職場であるかどうかはその後の集患にも大きく関わってきます。紹介したように、風通しや人間関係が良好なクリニックをぜひ実現してください。

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この記事を書いた人

眼科開業医向けメディア「眼科経営ナビ」は眼科に特化した採用・マーケティング支援を行う株式会社Contactが運営するメディアです。クリニックの集患、採用の記事やこれから開業される方向けにお役立ち情報をお届けしています。
また、眼科医向け院内インタビューも実施しています。
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